Datenschutzerklärung

gemäß Art. 13 / 14 DSGVO · Stand: 19.10.2026

1. Verantwortlicher

Da die Gesellschaft weniger als 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt, ist die Benennung eines Datenschutzbeauftragten nach § 38 BDSG derzeit nicht vorgeschrieben. Datenschutzanfragen richten Sie bitte an die genannte E-Mail-Adresse.

2. Verarbeitete Daten und Zwecke

2.1 Konto-Daten

Bei Anlage eines Zugangs verarbeiten wir Name (optional), E-Mail-Adresse und ein Passwort (ausschließlich als nicht umkehrbarer Hash gespeichert, nie im Klartext). Zweck: Bereitstellung und Absicherung Ihres Account-Bereichs. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

2.2 Inhaltsdaten (Gründung, Begleitung, Briefe)

Im Rahmen der von Ihnen genutzten Module verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen oder hochgeladenen Inhalte — etwa Gründungsangaben, Belege (Foto/PDF) sowie Brief-Eingaben und Empfängerangaben. Diese Inhalte können besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO enthalten (z. B. Gesundheitsdaten aus Behörden- oder Versicherungskorrespondenz). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; bei Art.-9-Daten Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (ausdrückliche Einwilligung durch das Einreichen).

2.3 Nutzungsdaten

Beim Zugriff fallen technisch notwendige Daten an (IP-Adresse, Zeitpunkt, Browsertyp). Zur Missbrauchs- und Manipulationsabwehr werden Zugriffe in pseudonymisierter Form (nicht umkehrbarer Hash, kein Klartext) protokolliert. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Sicherheit und Integrität).

2.4 Brief-Erklärer ohne Konto

Auf der Seite „Brief-Erklärer" können Sie ohne Konto ein Foto oder eine PDF eines Schreibens hochladen; eine KI auf unseren eigenen Rechnern in Deutschland (Abschnitt 3.2) erklärt Ihnen den Inhalt und nennt eine erkannte Frist. Wir speichern dabei nichts dauerhaft: die Datei wird unmittelbar nach dem Lesen gelöscht, das Ergebnis liegt höchstens 30 Minuten im Arbeitsspeicher und verfällt dann, und es entsteht kein Profil. Zur Begrenzung des Missbrauchs zählen wir Anfragen je Tag in pseudonymisierter Form (Abschnitt 2.3). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage); enthält Ihr Schreiben besondere Kategorien personenbezogener Daten, gilt Abschnitt 2.2 entsprechend (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO durch das Einreichen).

Freiwilliges Lernen, nur mit Ihrem Haken: Setzen Sie vor dem Hochladen den Haken „Dieses Schreiben darf die KI von SendNative besser machen", speichern wir das Bild und die maschinelle Lesung Ihres Schreibens bis zu zwölf Monate auf unseren eigenen Rechnern in Deutschland, ausschließlich zur Verbesserung unserer eigenen KI. Eine Weitergabe an Dritte findet nicht statt, und kein fremdes KI-Modell erhält Ihre Daten. Rechtsgrundlage ist Ihre ausdrückliche Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO); den Zeitpunkt und die Fassung des Einwilligungstextes vermerken wir bei der Ablage. Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): mit dem Lösch-Knopf direkt am Ergebnis oder per E-Mail an kontakt@sendnative.de unter Nennung Ihrer Lösch-Kennung; wir löschen dann unverzüglich, und spätestens nach zwölf Monaten löschen wir von selbst.

3. Empfänger und Auftragsverarbeiter

3.1 Server-Infrastruktur

Die Anwendung wird auf eigenen Servern der SendNative UG (haftungsbeschränkt) in Deutschland betrieben, und dort speichern wir Ihre Konto- und Inhaltsdaten. Ein Hosting- oder Rechenzentrums-Dienstleister ist nicht eingebunden. Ihre Daten verlassen unsere eigenen Server nur an die Empfänger, die in den Abschnitten 3.3 bis 3.6 stehen.

3.2 KI-gestützte Verarbeitung auf eigenen Rechnern

Für das Gespräch mit Ihnen im Konto, das Einordnen Ihrer Post, das Lesen Ihrer Belege und das Schreiben von Brief-Entwürfen setzen wir ein KI-Sprachmodell ein, das wir auf eigenen Rechnern in Deutschland betreiben. Ihre Inhalte verlassen dafür unser Haus nicht: Es findet keine Übermittlung an einen externen KI-Anbieter und keine Auftragsverarbeitung durch Dritte statt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für besondere Kategorien personenbezogener Daten gilt Abschnitt 2.2.

Ihre Inhalte werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Die KI liest Ihre Unterlagen nur, um Ihren Auftrag auszuführen; gelernt wird aus Gesetzen, amtlichen Quellen und eigenen Vorlagen des Anbieters.

Ist die KI vorübergehend nicht verfügbar, wartet Ihr Vorgang; er wird nicht ersatzweise an einen anderen Anbieter weitergegeben.

Hinweis nach Art. 50 KI-Verordnung (EU 2024/1689): Brief- und Schreib-Entwürfe werden mithilfe eines KI-Sprachmodells erstellt. Der erzeugte Text ist eine KI-generierte Formulierungshilfe auf Basis Ihrer Eingaben. Sie entscheiden vor dem Versand eigenverantwortlich über den Inhalt. Keine automatisierte Entscheidung nach Art. 22 DSGVO: Es findet keine Sie betreffende automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung statt; jeder Schritt wird von Ihnen freigegeben.

3.3 Briefversand

Für den physischen Druck und Versand übermitteln wir Absender- und Empfängerangaben sowie den Briefinhalt an unseren Versanddienstleister LetterXpress AG (Beethovenstr. 24, 76530 Baden-Baden, Deutschland). Mit dem Dienstleister besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO; die Verarbeitung erfolgt innerhalb der EU.

3.4 Zahlungen

Zahlungen wickelt die Mollie B.V., Keizersgracht 126, 1015 CW Amsterdam, Niederlande, ab, ein von der niederländischen Zentralbank zugelassener Zahlungsdienstleister. Wir übermitteln Betrag und Zweck der Zahlung, für ein Abonnement zusätzlich Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse. Ihre Zahlungsdaten geben Sie direkt bei Mollie ein. Mollie verarbeitet diese Daten als eigener Verantwortlicher nach seiner Datenschutzerklärung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

3.5 E-Mail

E-Mails an Adressen unter sendnative.de und E-Mails, die wir Ihnen schicken, laufen über die Mailserver der INWX GmbH, Prinzessinnenstr. 30, 10969 Berlin, Deutschland. Dort liegen Absender, Empfänger, Betreff und Inhalt der E-Mail. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, bei Anfragen ohne Vertrag Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung).

3.6 Strafverfolgungsbehörden

Eine Herausgabe personenbezogener Daten an Strafverfolgungsbehörden erfolgt nur, soweit wir gesetzlich verpflichtet sind (z. B. § 95 StPO, § 100j StPO) oder konkrete Anhaltspunkte für eine rechtswidrige Nutzung vorliegen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

4. Speicherdauer

Konto- und Inhaltsdaten werden für die Dauer des Nutzungsverhältnisses gespeichert und nach Löschung des Zugangs binnen 30 Tagen entfernt, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Rechnungs- und Transaktionsdaten werden nach § 147 AO / § 257 HGB zehn Jahre aufbewahrt. Pseudonymisierte Sicherheits-Protokolle werden nach sechs Monaten gelöscht.

Die Angaben zu einem Brief ohne Konto löschen wir dreißig Tage nach dem Versand. Sagen Sie nach dem Versand Ja zum Nachhalten, tragen wir Ihren Namen, Ihre Anschrift und Ihre E-Mail-Adresse aus dem Brief in das Kaufformular ein und übernehmen den Brief samt Empfänger in die Akte Ihres Kontos, sobald Ihr Abo läuft (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); ruht Ihr Abo gerade, merken wir den Brief bis zu dieser Löschung für Ihr Konto vor. In der Akte gelten die Fristen Ihres Kontos.

5. Cookies und lokale Speicherung

SendNative verwendet keine Tracking-Cookies, keine Analyse-Werkzeuge und bindet keine Inhalte von fremden Servern ein (keine externen Schriftarten, Karten oder Werbenetze). Gesetzt wird ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie, um Sie nach der Anmeldung eingeloggt zu halten. Daneben nutzen wir den lokalen Speicher Ihres Browsers für Bedien-Einstellungen (Darstellung, eingeklappte Seitenleiste) und für den Zwischenstand laufender Vorgänge. Hinzu kommt ein Offline-Speicher (Cache), in dem Ihr Browser die Gestaltung der Seiten ablegt, damit die Anwendung bei einer kurzen Netzstörung bedienbar bleibt; Ihre Unterlagen und Vorgangsdaten sind davon ausdrücklich ausgenommen und werden nie zwischengespeichert — rechtlich werden alle drei gleich behandelt, § 25 TDDDG erfasst ausdrücklich jedes Speichern von Informationen auf Ihrem Gerät. Rechtsgrundlage für alle genannten Speicher: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (technisch unbedingt erforderlich); eine Einwilligung ist hierfür nicht erforderlich.

Die vollständige, namentliche Liste jedes einzelnen Cookies und jedes Eintrags im lokalen Speicher — mit Zweck und Dauer — finden Sie unter Cookies und lokale Speicherung. Zuletzt haben wir sie am 6. Oktober 2026 mit dem Programmcode abgeglichen.

6. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO) sowie das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO). Zuständig ist:

7. Datensicherheit

Die Übertragung erfolgt TLS-verschlüsselt. Inhalte werden serverseitig verschlüsselt gespeichert. Der Zugang zu personenbezogenen Daten ist auf das Notwendige beschränkt und an eine Verschwiegenheitsverpflichtung gebunden.