Datenschutzerklärung

gemäß Art. 13 / 14 DSGVO · Stand: 21.06.2026

1. Verantwortlicher

Da die Gesellschaft weniger als 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt, ist die Benennung eines Datenschutzbeauftragten nach § 38 BDSG derzeit nicht vorgeschrieben. Datenschutzanfragen richten Sie bitte an die genannte E-Mail-Adresse.

2. Verarbeitete Daten und Zwecke

2.1 Konto-Daten

Bei Anlage eines Zugangs verarbeiten wir Name (optional), E-Mail-Adresse und ein Passwort (ausschließlich als nicht umkehrbarer Hash gespeichert, nie im Klartext). Zweck: Bereitstellung und Absicherung Ihres Account-Bereichs. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

2.2 Inhaltsdaten (Gründung, Begleitung, Briefe)

Im Rahmen der von Ihnen genutzten Module verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen oder hochgeladenen Inhalte — etwa Gründungsangaben, Belege (Foto/PDF) sowie Brief-Eingaben und Empfängerangaben. Diese Inhalte können besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO enthalten (z. B. Gesundheitsdaten aus Behörden- oder Versicherungskorrespondenz). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; bei Art.-9-Daten Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (ausdrückliche Einwilligung durch das Einreichen).

2.3 Nutzungsdaten

Beim Zugriff fallen technisch notwendige Daten an (IP-Adresse, Zeitpunkt, Browsertyp). Zur Missbrauchs- und Manipulationsabwehr werden Zugriffe in pseudonymisierter Form (nicht umkehrbarer Hash, kein Klartext) protokolliert. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Sicherheit und Integrität).

3. Empfänger und Auftragsverarbeiter

3.1 Server-Infrastruktur

Die Anwendung wird auf eigenen Servern der SendNative UG (haftungsbeschränkt) in Deutschland betrieben. Ein Hosting- oder Rechenzentrums-Dienstleister ist nicht eingebunden; insoweit findet weder eine Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO noch eine Übermittlung in ein Drittland statt. Ihre Daten verlassen unsere eigene Infrastruktur nur in den unter 3.3 genannten Fällen des Briefversands.

3.2 KI-gestützte Formulierung

Für die Formulierung von Brief- und Schreib-Entwürfen aus Ihrer Eingabe verarbeitet SendNative die Inhalte ausschließlich auf eigener Infrastruktur in Deutschland (eigenes KI-Sprachmodell auf eigenen Servern). Eine Übermittlung an Dritte findet nicht statt — es besteht keine Anbindung an einen externen KI-Dienst. Ihre Inhalte werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Ist die Verarbeitung vorübergehend nicht verfügbar, wartet Ihr Vorgang; er wird nicht ersatzweise an einen anderen Anbieter weitergegeben.

Hinweis nach Art. 50 KI-Verordnung (EU 2024/1689): Brief- und Schreib-Entwürfe werden mithilfe eines KI-Sprachmodells erstellt. Der erzeugte Text ist eine KI-generierte Formulierungshilfe auf Basis Ihrer Eingaben. Sie entscheiden vor dem Versand eigenverantwortlich über den Inhalt. Keine automatisierte Entscheidung nach Art. 22 DSGVO: Es findet keine Sie betreffende automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung statt; jeder Schritt wird von Ihnen freigegeben.

3.3 Briefversand

Für den physischen Druck und Versand übermitteln wir Absender- und Empfängerangaben sowie den Briefinhalt an unseren Versanddienstleister LetterXpress AG (Beethovenstr. 24, 76530 Baden-Baden, Deutschland). Mit dem Dienstleister besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO; die Verarbeitung erfolgt innerhalb der EU.

3.4 Strafverfolgungsbehörden

Eine Herausgabe personenbezogener Daten an Strafverfolgungsbehörden erfolgt nur, soweit wir gesetzlich verpflichtet sind (z. B. § 95 StPO, § 100j StPO) oder konkrete Anhaltspunkte für eine rechtswidrige Nutzung vorliegen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

4. Speicherdauer

Konto- und Inhaltsdaten werden für die Dauer des Nutzungsverhältnisses gespeichert und nach Löschung des Zugangs binnen 30 Tagen entfernt, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Rechnungs- und Transaktionsdaten werden nach § 147 AO / § 257 HGB zehn Jahre aufbewahrt. Pseudonymisierte Sicherheits-Protokolle werden nach sechs Monaten gelöscht.

5. Cookies und lokale Speicherung

SendNative verwendet keine Tracking-Cookies, keine Analyse-Werkzeuge und bindet keine Inhalte von fremden Servern ein (keine externen Schriftarten, Karten oder Werbenetze). Gesetzt wird ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie, um Sie nach der Anmeldung eingeloggt zu halten. Daneben nutzen wir den lokalen Speicher Ihres Browsers für Bedien-Einstellungen (Darstellung, eingeklappte Seitenleiste) und für den Zwischenstand laufender Vorgänge. Hinzu kommt ein Offline-Speicher (Cache), in dem Ihr Browser die Gestaltung der Seiten ablegt, damit die Anwendung bei einer kurzen Netzstörung bedienbar bleibt; Ihre Unterlagen und Vorgangsdaten sind davon ausdrücklich ausgenommen und werden nie zwischengespeichert — rechtlich werden alle drei gleich behandelt, § 25 TDDDG erfasst ausdrücklich jedes Speichern von Informationen auf Ihrem Gerät. Rechtsgrundlage für alle genannten Speicher: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (technisch unbedingt erforderlich); eine Einwilligung ist hierfür nicht erforderlich.

Die vollständige, namentliche Liste jedes einzelnen Cookies und jedes Eintrags im lokalen Speicher — mit Zweck und Dauer — finden Sie unter Cookies und lokale Speicherung. Diese Liste wird gegen den Programmcode geprüft und kann daher nicht stillschweigend veralten.

6. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO) sowie das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO). Zuständig ist:

7. Datensicherheit

Die Übertragung erfolgt TLS-verschlüsselt. Inhalte werden serverseitig verschlüsselt gespeichert. Der Zugang zu personenbezogenen Daten ist auf das Notwendige beschränkt und an eine Verschwiegenheitsverpflichtung gebunden.